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Intake & Formulare

Event-Anmeldungen automatisch erfasst

Anmeldung über Tally → Eintrag in Baserow, Bestätigungsemail.

Anmeldung über TallyTally
  • Eintrag in Baserow anlegenBaserow
  • Bestätigungsemail sendenE-Mail-Postfach

Die Initiative Dialograum nutzt diesen Konnektor für jede Anmeldung zu ihren Veranstaltungen. Hier siehst du, wie er aufgebaut ist und was jeder Schritt tut.

Der Konnektor im Überblick

Ein Konnektor ist eine Prozessautomatisierung: Aktoren, die nacheinander ablaufen. Ein Aktor ist der kleinste Schritt, zum Beispiel der Aufruf einer Programmschnittstelle, also einer API (z. B. schreibe eine Zeile in die Tabelle) oder das Versenden einer E-Mail. Mehr dazu findest du auf der Produktseite.

Der Konnektor auf der grafischen Oberfläche von konnek. Oben zwei Auslöser, „Manuelle Eingabe“ und das Tally-Formular. Darunter nacheinander die Schritte baserow_createRow mit dem Kennzeichen POST, Dialograum_Email_Aktor und Ausgabe-Mapping.
Die Quellen und Schritte: der Konnektor für die Anmeldungen.

Wie jeder Konnektor kann auch dieser manuell mit echten Daten oder Testdaten ausgelöst werden. Die Hauptquelle ist jedoch ein Tally-Formular.

Die Anmeldung in Baserow speichern

Der Aktor baserow_createRow ist ein HTTP-Aktor. Er ist bereits gebaut und kann einfach in einem Konnektor verwendet werden. Aber was passiert da genau? Der Aktor schickt eine POST-Anfrage an die Baserow-API und legt damit eine neue Zeile in der Tabelle an. Dafür braucht er vier Angaben:

  • base_url ist die Adresse der Baserow-API, hier https://api.baserow.io.
  • table_id bestimmt die Tabelle, in der die Anmeldung landet.
  • rows_input legt fest, welche Antwort aus dem Formular in welches Feld der Tabelle kommt.
  • database_token ist der Zugangsschlüssel für Baserow. Er liegt in konnek bei den Geheimnissen, der Aktor verweist nur darauf.
Die Eingaben des Aktors baserow_createRow: base_url mit https://api.baserow.io, table_id, rows_input mit fünf Feldern, denen die Formularantworten vorname, nachname, email, motivation und termin zugeordnet sind, und database_token mit einem Verweis auf ein Geheimnis. Die IDs sind unkenntlich gemacht.
Jedes Feld der Baserow-Tabelle bekommt eine Antwort aus dem Formular. Die IDs haben wir unkenntlich gemacht.

In der API heißt jedes Baserow-Feld field_ mit einer Nummer. Welche Antwort in welches Feld gehört, musst du nicht selbst heraussuchen. Das macht der Agent für dich:

  1. Sobald das Tally-Formular verbunden ist, kennt konnek seine Felder.
  2. Ein eigener Aktor holt alle Felder der Baserow-Tabelle. Du musst nur sagen, in welcher Tabelle die Daten landen sollen.
  3. Der Agent vergleicht beide Listen und ordnet jede Antwort ihrem Feld in Baserow zu. Du musst das am Ende nur noch bestätigen.

Die Bestätigung verschicken

Mit einem E-Mail-Aktor ist es ein Leichtes, E-Mails flexibel zu verschicken. Absender, Betreff und Text sind im Schritt fest eingetragen. Name und E-Mail-Adresse der Person kommen aus dem Formular.

Du kannst einfache Text-E-Mails versenden. Wenn du aber möchtest, dass die E-Mail deinem Unternehmensbranding entspricht, fügst du einfach HTML ein und kannst dann so professionelle Nachrichten versenden. In unserem Anwendungsfall erhalten die Personen, die sich angemeldet haben, eine Bestätigung mit einem Footer im Design des Dialograums, inklusive Logo, Link zur Website, Signatur und den Links zu LinkedIn, Impressum und Datenschutz.

Der E-Mail-Aktor Dialograum_Email_Aktor vom Typ send_mail. Absender ist katrin@dialograum.org, der Betreff ist die Variable subject. Der Nachrichtentext im HTML-Modus besteht aus der Variable emailText und einem Footer mit dem Dialograum-Logo, einem Satz zur Initiative, dem Link dialograum.eu, einer Signatur mit den Platzhaltern {{{name}}} und {{{AUFGABENBEREICH}}} samt der E-Mail-Adresse {{{name}}}@dialograum.org und den Links LinkedIn, Impressum und Datenschutz. Darunter die Metadaten des Aktors mit Version und Datum der letzten Änderung, die ID ist unkenntlich gemacht.
Der Text der Bestätigung und darunter der HTML-Footer, der in jeder E-Mail gleich bleibt.

Ausgabe-Mapping

Du hast immer die Möglichkeit, relevante Informationen an den letzten Schritt, das Ausgabe-Mapping, weiterzureichen. In unserem Fall könnte die Zeile der Tabelle relevant sein und vielleicht die Uhrzeit, zu der die E-Mail versendet wurde. Dieses Mapping ist nicht verpflichtend, kann aber für dein Reporting oder darauf aufbauende Prozesse nützlich sein.

Tools in diesem Ablauf

Du kannst jedes davon austauschen.

  • Tally Belgien
  • Baserow Niederlande

Dein Prozess ist nicht dabei?

Wir zeigen dir gerne, wie konnek deinen eigenen Arbeitsablauf automatisieren kann.

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