Wer mit Daten arbeitet und auf diese online zugreifen, bearbeiten und zentral sammeln möchte, braucht ein Datenbank-Tool. Wer keine eigene Infrastruktur hat, greift in diesen Fällen gern auf Anbieter wie Airtable zurück. Airtable ist das bekannteste Produkt auf dem Markt. Ich schaue mir heute an, was einer der europäischen Konkurrenten von Airtable alles kann: das Produkt des niederländischen Unternehmens Baserow.
Anwendungsfälle
Für mich persönlich ist Baserow eine gute Google-Sheets-Alternative, um Daten einzusammeln. Folgendes Szenario: Ich habe eine Online-Umfrage geschaltet (wie ihr wisst, nutze ich gern Tally, und so auch in diesem Fall). Wenn Personen die Umfrage ausgefüllt haben, sende ich im Anschluss die Daten über einen Integrator direkt an eine Baserow-Tabelle. Der Screenshot zeigt ein Beispiel einer solchen Datensammlung: Ich sehe, wer sich wann, zu welchem Produkt und mit welchem Problem gemeldet hat.
Mit den gesammelten Daten gibt es verschiedene Anschluss-Szenarien, die umsetzbar sind. So können in Baserow z.B. Kundendaten gesammelt werden, denen dann Vorgänge zugeordnet werden. Das erinnert an ein Tool zur Kundenbetreuung? Ja, das ist richtig. Bis zu einer gewissen Größe kann man Baserow auch als ein CRM nutzen.
Ein weiterer Anwendungsfall ist die Überwachung neuer Kundenregistrierungen. Es ist zudem möglich, nach jeder Anmeldung eine Slack-Nachricht oder E-Mail zu versenden. Mit einem Webhook werden die neuen Registrierungen zu Baserow geschickt (genau wie in dem Szenario mit dem Formular). Die Anmeldungen sind wiederum auf einem Dashboard in der App sichtbar, das die aggregierten Daten aus den Tabellen darstellen kann. So kann man die Anzahl neuer Kunden pro Tag mit einem Blick sehen.
Zusätzlich bieten die Automatisierungs-Features innerhalb von Baserow an, einfache Prozesse abzubilden. Beispiele hier sind: eine Slack-Nachricht an einen Team-Channel für jeden neuen Kunden senden oder eine E-Mail verschicken.
Baserow selbst bewirbt das Szenario „Projektmanagement“. Um das System zu verstehen, lohnt es sich, dieses Template genauer anzuschauen. Dieser Anwendungsfall erklärt die Abhängigkeiten der Tabellen untereinander und man erhält einen guten Einblick in die Optionen, die das Tool mit sich bringt.
Was die App (nicht) kann
Baserow bietet zahlreiche kostenlose Features an, mit denen die Umsetzung diverser Anwendungsfälle möglich ist. Jedoch muss man bereit sein zu zahlen, um einige der Erweiterungen nutzen zu können (gerade, wenn es um die Präsentation von Daten geht). Das sollte man beachten. Gerade beim oben beschriebenen Dashboard sind die Möglichkeiten im kostenlosen Plan relativ begrenzt. Und es lohnt sich, für ein gutes Produkt ein paar Euro pro Monat zu zahlen, denn das stellt sicher, dass kleine, unabhängige Teams weiterarbeiten können. Aber dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Egal, ob auf dem freien oder dem bezahlten Plan, Baserow kann sehr viel. Oben haben wir uns bereits folgende Bereiche angeschaut:
- Datenbank
- Dashboards
- Automatisierungen (z.B. das Versenden von E-Mails)
Es kommen noch weitere Features hinzu, wie die Option, eine „App“ zu bauen. Das ist ein interaktives Dashboard, auf das auch Externe zugreifen können. Baserow bietet dafür einen Link an, der mit relevanten Personengruppen geteilt werden kann.
User:innen können natürlich Daten in allen möglichen Formaten hochladen (CSV, JSON, XML, etc.). Es gibt Möglichkeiten, die Daten zu sortieren und die Felder bestimmten Datentypen zuzuordnen, wie das bei Datenbanken üblich ist. Es gibt eine große Auswahl an Feld-Typen: E-Mail-Adressen, Bewertungen, Passwörter, einfache Feldvalidierung. Ich verweise gern wieder auf das Template Projektmanagement, da hier viele Optionen des Produkts präsentiert werden.
Und das bringt uns auch direkt zu einem zentralen Nachteil: Baserow ist nicht Google Sheets, sondern ein erweitertes Datenbank-Tool. Die ersten Schritte sind sehr einfach, für komplexe Formeln und Berechnungen wird es dann schwieriger. Aber das ist auch in Ordnung, Baserow ersetzt nicht zwangsläufig die Tabellenkalkulation. Vielmehr ist es sehr stark darin, verschiedene Tabellen miteinander zu verknüpfen und sie visuell gut aufzuarbeiten. Es kann somit durchaus verschiedene Tools ersetzen, wenn man bereit ist, ein bisschen Zeit zu investieren. Aber es bedarf, wie immer bei Multi-Purpose-Tools, Disziplin und guter Prozesse. Sonst kann man schnell in den vielen Tabellen und Abhängigkeiten verloren gehen.
Über Baserow
Das Produkt sowie das Unternehmen haben mich in vielerlei Hinsicht schon lange fasziniert. Baserow B.V. kommt aus Amsterdam, also den Niederlanden, und begann als kleines Nebenprojekt 2019, das 2020 zu einem Unternehmen wurde. Gebootstrapped ist Baserow nicht: Im Juli 2022 sammelte das Unternehmen 5 Millionen Euro ein, angeführt vom Amsterdamer Investor Inkef. Eine weitere Runde gab es seitdem nicht, verkauft wurde das Unternehmen auch nicht.
Baserow ist nach eigenen Angaben vollständig remote aufgestellt und beschäftigt weniger als 20 Mitarbeiter:innen. Das ist ein beachtlich effizientes Team in Anbetracht des ausgereiften Produkts. Die Qualität des Produkts könnte auch damit erklärt werden, dass die freien Teile von Baserow Open Source (MIT-License) sind und sich somit ein großer Teil mit der Community entwickelt. Sicher hat dieser Umstand seinen Teil dazu beigetragen, jedoch steht meiner Meinung nach mehr dahinter: Das Produkt Baserow ist sehr organisiert, nicht überfrachtet, klar strukturiert. Das spricht für eine sehr gute, durchdachte Produktstrategie.
Ein paar weitere interessante Fakten, die aus datenschutzrechtlicher Sicht relevant sind: Baserow kann selbst gehostet werden. Aber auch wenn man, wie ich, das gehostete Online-Angebot benutzt, sind laut FAQ sämtliche Daten auf Servern in Deutschland. Recherchen zeigen, dass der Anbieter AWS ist. Wer also ganz sicher sein möchte, dass Daten nicht bei einem US-Konzern liegen, sollte Self-Hosting zumindest in Erwägung ziehen.
Abschließende Gedanken
Baserow ist ein europäisches Unternehmen, es kommt aus den Niederlanden und benutzt Infrastruktur, die in Deutschland liegt. Aber ähnlich wie Tally ist dies nicht Bestandteil ihrer Marke. Erst, wenn man sich in die FAQs begibt, findet man überhaupt heraus, wo das Unternehmen sitzt. Die Teammitglieder sind weltweit verstreut. Und sie nutzen AWS als Provider. Im Vordergrund steht die Frage digitaler Souveränität für sie offensichtlich nicht.
Aber ist das überhaupt ein Problem? Ich denke, es ist vor allem relevant, die große Leistung des Teams anzuerkennen. Sie haben remote mit einer kleinen Gruppe ein unheimlich durchdachtes, gut dokumentiertes Tool für viele Anwendungsfälle geschaffen, das technisch nicht trivial ist. Trotzdem haben sie erreicht, dass es einfach zu bedienen ist und eine intuitive Oberfläche hat.
Mit guten, durchdachten Premium-Features haben sie zudem gute Gründe geschaffen, warum man für Baserow zahlen sollte, auch wenn man das Produkt selbst hostet. Aber User:innen können auch das freie Open-Source-Produkt kostenfrei nutzen. Das ist sehr fair.
Persönlich arbeite ich sehr gern in Baserow. Und ich freue mich immer wieder, neue Funktionen und Möglichkeiten zu entdecken. Baserow macht viel Sinn, wenn man Daten einsammeln will, die man miteinander verknüpfen und visualisieren möchte. Die Automatisierungsmöglichkeiten können darüber hinaus viel manuelle Arbeit abnehmen. Es ersetzt aber keine Anwendung für komplexe Tabellenkalkulation.